Entrada de Mercadorias Inteligente: XML que Vira Estoque
Chegou mercadoria do fornecedor. O que você faz? Confere fisicamente, abre o sistema, digita produto por produto, quantidade, valor, impostos... E se tudo isso viesse pronto, só para conferir e aprovar? E isso que a importação de XML faz.
O que e o XML da Nota Fiscal
Toda NFe gera um arquivo XML. Esse arquivo contem todas as informações da nota em formato estruturado:
- Dados do emitente (fornecedor)
- Dados do destinatario (você)
- Produtos com código, descrição, quantidade, valor
- Impostos (ICMS, IPI, PIS, COFINS)
- informações de transporte
- Dados de pagamento
Em vez de digitar tudo, o sistema le o XML e preenche automaticamente.
Vantagens da importação de XML
Velocidade
O que levaria 30 minutos para digitar, leva 2 minutos para importar e conferir.
Precisao
Elimina erros de digitacao. Os dados vem exatamente como estao na nota.
Conformidade Fiscal
Valores de impostos vem corretos da nota, reduzindo risco de inconsistencias.
Rastreabilidade
A entrada fica vinculada a nota fiscal original, facilitando auditorias.
Importante: Importar o XML não dispensa a conferencia fisica. A nota pode estar correta, mas a entrega pode ter vindo errada.
Processo de importação
O fluxo tipico de importação:
1. Obter o XML
O XML pode vir de varias formas:
- Email do fornecedor: Junto com a DANFE
- Portal do fornecedor: Area de download de notas
- Download automático: Sistema busca no SEFAZ (requer certificado digital)
2. Carregar no Sistema
No sistema de gestão:
- Acesse a função de importação de XML
- Selecione o arquivo ou cole a chave de acesso
- Sistema le o XML e mostra os dados
3. Validar Fornecedor
O sistema verifica se o fornecedor esta cadastrado. Se não estiver, permite cadastrar.
4. Vincular Produtos
Esse e o ponto crucial. O código do produto do fornecedor e diferente do seu. O sistema precisa saber qual produto do seu cadastro corresponde a cada item da nota.
- Primeira compra: Você faz a vinculacao manualmente
- Proximas compras: Sistema lembra da vinculacao
Formas de vincular:
- Por código de barras (EAN) - mais preciso
- Por código do fornecedor - cadastrado no produto
- Por descrição similar - sistema sugere
- Manual - você busca e seleciona
5. Conferir Quantidades e Valores
Compare o que esta na nota com o que foi fisicamente recebido:
- Quantidades batem?
- Produtos estao corretos?
- Valores conferem com o pedido de compra?
6. Definir Custos Adicionais
Além do valor do produto, pode haver:
- Frete
- Seguro
- Outras despesas
O sistema pode ratear esses valores entre os produtos para formar o custo real.
7. Confirmar Entrada
Ao confirmar:
- Estoque e atualizado
- Custo medio e recalculado
- Conta a pagar e gerada
- Histórico de compra e registrado
Vinculacao de Produtos
A vinculacao e o que torna a importação inteligente:
Cadastro de Código do Fornecedor
No cadastro do produto, registre os códigos que cada fornecedor usa:
- Produto: Oleo 5W30 Lubrax
- Código Fornecedor A: LBX5W30
- Código Fornecedor B: 12345
- EAN: 7896543210123
Na próxima importação, o sistema reconhece automaticamente.
EAN como Identificador Universal
O código de barras (EAN) e o mesmo para qualquer fornecedor. Se tanto seu cadastro quanto a nota do fornecedor tem o EAN, a vinculacao e automática.
Produtos Novos
Se o produto não existe no seu cadastro:
- Sistema identifica que não encontrou
- Você pode cadastrar o produto novo
- Ou vincular a um produto existente
Tratando Diferencas
Nem sempre a nota bate com a realidade:
Quantidade Diferente
Nota diz 100, chegaram 98. O que fazer?
- Recusar parcial: Aceita 98, fornecedor emite nota de crédito pelos 2 faltantes
- Aceitar e cobrar: Da entrada nos 100, cobra reposição do fornecedor
- Recusar tudo: Devolve a mercadoria e pede nova entrega
Produto Errado
Veio produto diferente do pedido:
- Não de entrada no que não veio
- De entrada no que realmente veio
- Resolva com o fornecedor
Valor Diferente
Preço na nota diferente do combinado:
- Confira o pedido de compra
- Negocie com o fornecedor antes de dar entrada
- Documente o ajuste
Download Automático
Alguns sistemas baixam XMLs automaticamente do SEFAZ:
Como Funciona
Com seu certificado digital, o sistema acessa o portal da SEFAZ e busca notas emitidas contra seu CNPJ.
Vantagens
- Não depende do fornecedor enviar
- Nota aparece assim que e emitida
- Não perde nenhuma nota
Manifesto do Destinatario
Ao baixar, você pode manifestar sobre a nota:
- Confirmacao: Confirma que recebeu a mercadoria
- Desconhecimento: Não conhece a operação
- operação não realizada: Não houve a transação
CFOP na Entrada
O CFOP da nota do fornecedor indica a natureza da operação. Seu CFOP de entrada e o correspondente:
| CFOP Saída (Fornecedor) | CFOP Entrada (Você) | operação |
|---|---|---|
| 5102 / 6102 | 1102 / 2102 | Compra para revenda |
| 5403 / 6403 | 1403 / 2403 | Compra com ST |
| 5152 / 6152 | 1152 / 2152 | Transferencia |
O sistema deve sugerir o CFOP de entrada correto.
Custos e Formacao de Preço
A entrada de mercadorias afeta diretamente o custo:
Custo da Mercadoria
Valor do produto conforme a nota.
Custo do Frete
Se você paga o frete, ele compoe o custo. O sistema pode ratear entre os itens.
Impostos Recuperaveis
ICMS, IPI, PIS, COFINS podem ser créditos. O custo efetivo pode ser menor que o valor da nota.
Custo Medio
O sistema recalcula o custo medio ponderado após cada entrada:
(Estoque atual x custo medio atual + Entrada x custo entrada) / (Estoque atual + Entrada)
Relatórios de Entrada
Acompanhe as entradas com relatórios:
- Entradas por período: O que comprou em cada mes
- Entradas por fornecedor: Quanto comprou de cada um
- Entradas por produto: Histórico de compra de cada item
- Comparativo de preços: evolução do custo de compra
- XMLs pendentes: Notas baixadas mas não processadas
Erros Comuns
Evite esses equivocos:
- Não conferir fisicamente: Confiar só no XML sem conferir a mercadoria
- Vinculacao errada: Associar produto errado do seu cadastro
- Ignorar diferenças: Dar entrada mesmo com problemas
- Não registrar frete: Custo incompleto afeta a precificação
- Perder XMLs: Não organizar os arquivos para contabilidade
integração com Pedido de Compra
Se você fez pedido de compra no sistema, a importação pode vincular:
- Importa o XML
- Sistema identifica o pedido de compra relacionado
- Compara: o que pediu vs o que chegou
- Alerta sobre diferenças
- Fecha o pedido de compra ao confirmar entrada
Conclusao
importação de XML transforma a entrada de mercadorias de um processo manual e sujeito a erros em algo rápido e preciso. Os dados já estao na nota - por que digitar de novo?
Configure seu sistema para importar XMLs. Mantenha a vinculacao de produtos atualizada. Sempre confira fisicamente antes de confirmar. E guarde os arquivos XML para a contabilidade.
Entrada de mercadorias organizada e a base de estoque correto, custo preciso e gestão eficiente.
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