Entrada de Mercadorias Inteligente: XML que Vira Estoque
Chegou mercadoria do fornecedor. O que voce faz? Confere fisicamente, abre o sistema, digita produto por produto, quantidade, valor, impostos... E se tudo isso viesse pronto, so para conferir e aprovar? E isso que a importacao de XML faz.
O que e o XML da Nota Fiscal
Toda NFe gera um arquivo XML. Esse arquivo contem todas as informacoes da nota em formato estruturado:
- Dados do emitente (fornecedor)
- Dados do destinatario (voce)
- Produtos com codigo, descricao, quantidade, valor
- Impostos (ICMS, IPI, PIS, COFINS)
- Informacoes de transporte
- Dados de pagamento
Em vez de digitar tudo, o sistema le o XML e preenche automaticamente.
Vantagens da Importacao de XML
Velocidade
O que levaria 30 minutos para digitar, leva 2 minutos para importar e conferir.
Precisao
Elimina erros de digitacao. Os dados vem exatamente como estao na nota.
Conformidade Fiscal
Valores de impostos vem corretos da nota, reduzindo risco de inconsistencias.
Rastreabilidade
A entrada fica vinculada a nota fiscal original, facilitando auditorias.
Importante: Importar o XML nao dispensa a conferencia fisica. A nota pode estar correta, mas a entrega pode ter vindo errada.
Processo de Importacao
O fluxo tipico de importacao:
1. Obter o XML
O XML pode vir de varias formas:
- Email do fornecedor: Junto com a DANFE
- Portal do fornecedor: Area de download de notas
- Download automatico: Sistema busca no SEFAZ (requer certificado digital)
2. Carregar no Sistema
No sistema de gestao:
- Acesse a funcao de importacao de XML
- Selecione o arquivo ou cole a chave de acesso
- Sistema le o XML e mostra os dados
3. Validar Fornecedor
O sistema verifica se o fornecedor esta cadastrado. Se nao estiver, permite cadastrar.
4. Vincular Produtos
Esse e o ponto crucial. O codigo do produto do fornecedor e diferente do seu. O sistema precisa saber qual produto do seu cadastro corresponde a cada item da nota.
- Primeira compra: Voce faz a vinculacao manualmente
- Proximas compras: Sistema lembra da vinculacao
Formas de vincular:
- Por codigo de barras (EAN) - mais preciso
- Por codigo do fornecedor - cadastrado no produto
- Por descricao similar - sistema sugere
- Manual - voce busca e seleciona
5. Conferir Quantidades e Valores
Compare o que esta na nota com o que foi fisicamente recebido:
- Quantidades batem?
- Produtos estao corretos?
- Valores conferem com o pedido de compra?
6. Definir Custos Adicionais
Alem do valor do produto, pode haver:
- Frete
- Seguro
- Outras despesas
O sistema pode ratear esses valores entre os produtos para formar o custo real.
7. Confirmar Entrada
Ao confirmar:
- Estoque e atualizado
- Custo medio e recalculado
- Conta a pagar e gerada
- Historico de compra e registrado
Vinculacao de Produtos
A vinculacao e o que torna a importacao inteligente:
Cadastro de Codigo do Fornecedor
No cadastro do produto, registre os codigos que cada fornecedor usa:
- Produto: Oleo 5W30 Lubrax
- Codigo Fornecedor A: LBX5W30
- Codigo Fornecedor B: 12345
- EAN: 7896543210123
Na proxima importacao, o sistema reconhece automaticamente.
EAN como Identificador Universal
O codigo de barras (EAN) e o mesmo para qualquer fornecedor. Se tanto seu cadastro quanto a nota do fornecedor tem o EAN, a vinculacao e automatica.
Produtos Novos
Se o produto nao existe no seu cadastro:
- Sistema identifica que nao encontrou
- Voce pode cadastrar o produto novo
- Ou vincular a um produto existente
Tratando Diferencas
Nem sempre a nota bate com a realidade:
Quantidade Diferente
Nota diz 100, chegaram 98. O que fazer?
- Recusar parcial: Aceita 98, fornecedor emite nota de credito pelos 2 faltantes
- Aceitar e cobrar: Da entrada nos 100, cobra reposicao do fornecedor
- Recusar tudo: Devolve a mercadoria e pede nova entrega
Produto Errado
Veio produto diferente do pedido:
- Nao de entrada no que nao veio
- De entrada no que realmente veio
- Resolva com o fornecedor
Valor Diferente
Preco na nota diferente do combinado:
- Confira o pedido de compra
- Negocie com o fornecedor antes de dar entrada
- Documente o ajuste
Download Automatico
Alguns sistemas baixam XMLs automaticamente do SEFAZ:
Como Funciona
Com seu certificado digital, o sistema acessa o portal da SEFAZ e busca notas emitidas contra seu CNPJ.
Vantagens
- Nao depende do fornecedor enviar
- Nota aparece assim que e emitida
- Nao perde nenhuma nota
Manifesto do Destinatario
Ao baixar, voce pode manifestar sobre a nota:
- Confirmacao: Confirma que recebeu a mercadoria
- Desconhecimento: Nao conhece a operacao
- Operacao nao realizada: Nao houve a transacao
CFOP na Entrada
O CFOP da nota do fornecedor indica a natureza da operacao. Seu CFOP de entrada e o correspondente:
| CFOP Saida (Fornecedor) | CFOP Entrada (Voce) | Operacao |
|---|---|---|
| 5102 / 6102 | 1102 / 2102 | Compra para revenda |
| 5403 / 6403 | 1403 / 2403 | Compra com ST |
| 5152 / 6152 | 1152 / 2152 | Transferencia |
O sistema deve sugerir o CFOP de entrada correto.
Custos e Formacao de Preco
A entrada de mercadorias afeta diretamente o custo:
Custo da Mercadoria
Valor do produto conforme a nota.
Custo do Frete
Se voce paga o frete, ele compoe o custo. O sistema pode ratear entre os itens.
Impostos Recuperaveis
ICMS, IPI, PIS, COFINS podem ser creditos. O custo efetivo pode ser menor que o valor da nota.
Custo Medio
O sistema recalcula o custo medio ponderado apos cada entrada:
(Estoque atual x custo medio atual + Entrada x custo entrada) / (Estoque atual + Entrada)
Relatorios de Entrada
Acompanhe as entradas com relatorios:
- Entradas por periodo: O que comprou em cada mes
- Entradas por fornecedor: Quanto comprou de cada um
- Entradas por produto: Historico de compra de cada item
- Comparativo de precos: Evolucao do custo de compra
- XMLs pendentes: Notas baixadas mas nao processadas
Erros Comuns
Evite esses equivocos:
- Nao conferir fisicamente: Confiar so no XML sem conferir a mercadoria
- Vinculacao errada: Associar produto errado do seu cadastro
- Ignorar diferencas: Dar entrada mesmo com problemas
- Nao registrar frete: Custo incompleto afeta a precificacao
- Perder XMLs: Nao organizar os arquivos para contabilidade
Integracao com Pedido de Compra
Se voce fez pedido de compra no sistema, a importacao pode vincular:
- Importa o XML
- Sistema identifica o pedido de compra relacionado
- Compara: o que pediu vs o que chegou
- Alerta sobre diferencas
- Fecha o pedido de compra ao confirmar entrada
Conclusao
Importacao de XML transforma a entrada de mercadorias de um processo manual e sujeito a erros em algo rapido e preciso. Os dados ja estao na nota - por que digitar de novo?
Configure seu sistema para importar XMLs. Mantenha a vinculacao de produtos atualizada. Sempre confira fisicamente antes de confirmar. E guarde os arquivos XML para a contabilidade.
Entrada de mercadorias organizada e a base de estoque correto, custo preciso e gestao eficiente.
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