Chega de Digitar Nota por Nota
Recebeu mercadoria do fornecedor e agora precisa dar entrada no estoque. Vai digitar produto por produto, conferindo quantidade, preco, lote, validade... Cansa so de pensar, nao e?
A boa noticia: se o fornecedor emitiu NFe, voce tem o XML. E com ele, pode importar tudo automaticamente. Vamos mostrar como.
O Que E o XML da Nota Fiscal
Definicao
XML (eXtensible Markup Language) e o arquivo digital que contem todas as informacoes da nota fiscal eletronica:
- Dados do emitente (fornecedor)
- Dados do destinatario (voce)
- Produtos com descricao, quantidade, valores
- Impostos destacados
- Dados de transporte
- Forma de pagamento
Onde Conseguir
- E-mail: Fornecedor envia junto com a DANFE
- Portal do fornecedor: Baixar na area do cliente
- Manifestacao no e-CAC: Download direto da SEFAZ
- Software de gestao de XML: Busca automatica
Beneficios da Importacao de XML
Economia de Tempo
- Nota com 50 itens em segundos, nao em horas
- Dados ja validados pela SEFAZ
- Sem erro de digitacao
Precisao
- Valores exatos da nota
- Impostos corretos para credito
- Lote e validade quando informados
Integracao
- Atualiza estoque automaticamente
- Gera contas a pagar
- Alimenta livros fiscais
- Atualiza custo dos produtos
Processo de Importacao
1. Upload do XML
No sistema, va em "Entrada de Notas" ou similar:
- Selecione o arquivo XML
- Sistema valida autenticidade
- Verifica se ja foi importado
2. Vinculacao de Produtos
Produto do fornecedor X produto do seu cadastro:
- Sistema tenta vincular automaticamente
- Por codigo de barras (EAN)
- Por codigo do fornecedor
- Por descricao similar
3. Revisao Manual
Itens nao vinculados precisam de atencao:
- Criar produto novo?
- Vincular a produto existente?
- Ignorar (servico, por exemplo)?
4. Conferencia Fisica
Antes de confirmar:
- Quantidade fisica confere com a nota?
- Produtos estao em bom estado?
- Lotes e validades corretos?
5. Confirmacao
Ao confirmar:
- Estoque e atualizado
- Custo do produto atualizado
- Conta a pagar gerada
- Escrituracao fiscal registrada
Vinculacao de Produtos
Por Que E Necessario
Seu produto "Coca-Cola 2L" pode aparecer no XML como:
- "REFR COCA COLA PET 2L"
- "COCA-COLA 2 LITROS"
- "REFRIGERANTE COCA 2000ML"
O sistema precisa saber que e o mesmo produto.
Vinculo por Codigo de Barras
- Mais confiavel
- Se EAN bate, e o mesmo produto
- Funciona automaticamente
Vinculo por Codigo do Fornecedor
- Salva o codigo que o fornecedor usa
- Na proxima compra, vincula automatico
- Cada fornecedor pode ter codigo diferente
Tabela de Vinculacao
Com o tempo, voce constroi uma tabela:
- Fornecedor A, codigo X → Produto 123
- Fornecedor B, codigo Y → Produto 123
- Proximas importacoes sao automaticas
Tratamento de Impostos
Credito de ICMS
Se sua empresa pode se creditar:
- Sistema extrai ICMS destacado
- Registra para aproveitamento
- Considera na formacao de custo
ICMS ST (Substituicao Tributaria)
- ICMS ja recolhido pelo fornecedor
- Entra no custo do produto
- Voce nao recolhe novamente na venda
IPI
- Se voce e industria: pode se creditar
- Se nao: entra no custo
PIS/COFINS
- Lucro Real: credito nao-cumulativo
- Outros regimes: entra no custo
Conferencia Fisica
Importancia
XML importado nao significa mercadoria conferida:
- Nota pode ter erro
- Produtos podem estar faltando
- Itens podem estar danificados
Processo de Conferencia
- Imprima lista de conferencia do XML
- Conte/confira cada item fisicamente
- Anote divergencias
- Informe no sistema antes de confirmar
Tratamento de Divergencias
- Faltou produto: Entrar so o que recebeu, cobrar reposicao
- Sobrou produto: Informar fornecedor, devolver ou comprar
- Produto errado: Recusar ou aceitar com ajuste
Leia mais sobre gestao de compras e relacionamento com fornecedores.
Lotes e Validades
Quando Vem no XML
Alguns fornecedores informam lote e validade na nota:
- Sistema captura automaticamente
- Registra junto com a entrada
- Facilita rastreabilidade
Quando Nao Vem
- Informar manualmente na conferencia
- Ler da embalagem do produto
- Obrigatorio para alimentos e medicamentos
Manifestacao do Destinatario
O Que E
Comunicacao a SEFAZ sobre notas emitidas contra seu CNPJ:
- Ciencia da operacao: Sei que a nota existe
- Confirmacao: Recebi a mercadoria/servico
- Desconhecimento: Nao conheço essa operacao
- Operacao nao realizada: Conheço mas nao recebi
Beneficios
- Download de XMLs diretamente da SEFAZ
- Detectar notas fraudulentas
- Historico oficial de compras
Dica: Alguns sistemas fazem manifestacao automatica. Configure para ter todos os XMLs de compra organizados.
Erros Comuns na Importacao
"XML Ja Importado"
A mesma nota nao pode entrar duas vezes. Se precisar reimportar:
- Cancele a entrada anterior
- Entao importe novamente
"Produto Nao Encontrado"
- Cadastre o produto primeiro
- Ou vincule a produto existente
"CNPJ do Destinatario Diferente"
A nota nao e para sua empresa:
- Verifique se o XML e correto
- Confira se o CNPJ esta certo no cadastro
Conclusao
Importar XML e uma das funcionalidades que mais economizam tempo em um sistema de gestao. O que levaria horas de digitacao acontece em segundos, com precisao e integracao total.
Se voce ainda digita notas de entrada manualmente, esta perdendo tempo e aumentando risco de erros. Configure a importacao de XML no seu sistema e experimente a diferenca.
Seus relatorios ficam mais precisos, seu estoque mais confiavel e seu time mais produtivo.
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