O Que E a Nota Fiscal Eletronica
A Nota Fiscal Eletronica (NFe) e o documento digital que substitui a antiga nota fiscal em papel. Desde sua implantacao, tornou-se obrigatoria para a maioria das operacoes comerciais entre empresas no Brasil.
Se voce esta comecando um negocio ou migrando de um sistema manual, este guia vai te ajudar a entender todo o processo de emissao de NFe, do certificado digital ate o envio para a SEFAZ.
Requisitos Basicos
Certificado Digital
O certificado digital e sua "assinatura eletronica". Sem ele, voce nao emite NFe. Existem dois tipos principais:
- A1: Arquivo digital instalado no computador. Validade de 1 ano. Mais pratico, pode ser usado em sistemas web.
- A3: Token USB ou cartao com leitor. Validade de 1 a 3 anos. Mais seguro, mas precisa estar fisicamente conectado.
Para emitir NFe, voce precisa de certificado e-CNPJ (da empresa) ou e-CPF (se for produtor rural pessoa fisica).
Inscricao Estadual
Para vender mercadorias, sua empresa precisa de Inscricao Estadual (IE) ativa na Secretaria da Fazenda do seu estado. A IE e o que identifica voce como contribuinte de ICMS.
Sistema Emissor
Voce precisa de um sistema que:
- Gere o XML da NFe no formato correto
- Assine digitalmente com seu certificado
- Transmita para a SEFAZ
- Receba e armazene a autorizacao
- Gere o DANFE (versao impressa)
Importante: O emissor gratuito do governo foi descontinuado. Voce precisa de um sistema proprio ou de terceiros para emitir NFe.
Estrutura da NFe
Informacoes Obrigatorias
Uma NFe contem diversas informacoes agrupadas em blocos:
- Identificacao: Numero, serie, data, tipo de operacao
- Emitente: Seus dados (CNPJ, IE, endereco)
- Destinatario: Dados do cliente
- Produtos: Cada item vendido com detalhes
- Impostos: ICMS, IPI, PIS, COFINS por item
- Transporte: Como sera entregue
- Pagamento: Forma e prazo de pagamento
- Totalizadores: Soma de valores e impostos
Campos Tributarios por Produto
Cada item da nota precisa de:
- NCM: Codigo que classifica o produto
- CFOP: Natureza da operacao
- CST/CSOSN: Situacao tributaria do ICMS
- Aliquotas: ICMS, IPI, PIS, COFINS
- Base de calculo: Valor sobre o qual incide o imposto
O Fluxo de Emissao
Passo a Passo
- Preencher dados: Informar todos os campos obrigatorios
- Validar: Sistema verifica consistencia dos dados
- Gerar XML: Criar arquivo no formato exigido
- Assinar: Aplicar assinatura digital
- Transmitir: Enviar para SEFAZ do estado
- Aguardar retorno: SEFAZ processa e responde
- Armazenar: Guardar XML autorizado
- Imprimir DANFE: Versao resumida para transporte
Possiveis Retornos
A SEFAZ pode retornar:
- Autorizada: NFe valida, pode ser usada
- Rejeitada: Erro nos dados, precisa corrigir e reenviar
- Denegada: Problema com IE do emitente ou destinatario
- Em processamento: Consultar novamente depois
Configuracoes Tributarias
NCM - Nomenclatura Comum do Mercosul
Cada produto precisa de um NCM correto. O NCM determina:
- Aliquota de IPI
- Enquadramento na tabela TIPI
- Substituicao tributaria aplicavel
- Beneficios fiscais disponiveis
CFOP - Codigo Fiscal de Operacoes
Define a natureza da operacao:
- 5xxx: Operacoes internas (mesmo estado)
- 6xxx: Operacoes interestaduais
- 7xxx: Exportacoes
Exemplos comuns:
- 5102/6102: Venda de mercadoria
- 5405/6404: Venda de ST (ja recolhido)
- 5949/6949: Outras saidas
Situacao Tributaria
Depende do regime da sua empresa:
- Simples Nacional: Usa CSOSN (101, 102, 500, etc.)
- Lucro Presumido/Real: Usa CST (00, 10, 20, 60, etc.)
Regimes Tributarios
Simples Nacional
Empresas do Simples tem algumas facilidades:
- Aliquota unica (DAS) substitui varios impostos
- CSOSN especificos
- Credito de ICMS limitado ao permitido na LC 123
Lucro Presumido
- Apuracao separada de cada imposto
- ICMS, PIS, COFINS destacados na nota
- Cliente pode se creditar dos valores
Lucro Real
- Maior complexidade de apuracao
- PIS e COFINS nao-cumulativos
- Creditos amplos
Situacoes Especiais
Substituicao Tributaria
Em operacoes com ST, o ICMS e recolhido antecipadamente:
- Voce recolhe o ICMS da cadeia inteira
- Precisa calcular MVA (Margem de Valor Agregado)
- Campos especificos na nota (ICMS ST)
DIFAL
Vendas interestaduais para consumidor final:
- Diferenca entre aliquota interna e interestadual
- Partilhado entre estados (regra de transicao)
- Campos especificos (vICMSUFDest, vICMSUFRemet)
FCP - Fundo de Combate a Pobreza
Alguns estados cobram adicional de ICMS para o FCP:
- Geralmente 2% sobre produtos especificos
- Campo proprio na NFe
Contingencia
Quando a SEFAZ Esta Fora
Se nao conseguir transmitir, ha alternativas:
- SCAN: Sistema de contingencia nacional
- SVC: SEFAZ Virtual de Contingencia
- DPEC: Declaracao Previa de Emissao
- FS-DA: Formulario de seguranca (papel)
O sistema deve detectar a indisponibilidade e oferecer alternativa.
Armazenamento e Backup
Obrigacao Legal
Voce deve guardar os XMLs por 5 anos:
- XML de emissao (autorizado)
- XML de cancelamento (se houver)
- XML de carta de correcao (se houver)
Boas Praticas
- Backup automatico em nuvem
- Organizacao por mes/ano
- Verificacao periodica de integridade
- Plano de recuperacao de desastres
Cancelamento e Correcao
Cancelamento
Pode cancelar uma NFe em ate 24 horas se:
- A mercadoria nao circulou
- Nenhum evento foi registrado
Carta de Correcao
Para corrigir dados nao relacionados a valores:
- Pode emitir ate 30 cartas por nota
- Nao altera valores ou impostos
- Usado para corrigir dados cadastrais
NFe Complementar
Para acrescentar valores ou impostos:
- Referencia a nota original
- Contem apenas a diferenca
Integracao com Outros Modulos
Estoque
A emissao da NFe deve:
- Baixar automaticamente o estoque
- Registrar o movimento fiscal
- Atualizar custos (em notas de entrada)
Financeiro
Ao emitir NFe de venda:
- Gerar titulo a receber
- Vincular ao fluxo de caixa
- Controlar recebimento
NFCe para Varejo
Se voce vende para consumidor final, use NFCe:
- Mais agil que NFe
- Destinatario simplificado (CPF opcional)
- DANFE em formato de cupom
Conclusao
A emissao de NFe pode parecer complexa no inicio, mas com o sistema certo e configuracoes bem feitas, torna-se rotina. O importante e:
- Manter certificado digital valido
- Cadastrar produtos com NCM e tributacao corretos
- Usar um sistema que automatize calculos
- Armazenar XMLs adequadamente
Um bom sistema de gestao faz a maior parte do trabalho, deixando voce livre para focar no que realmente importa: seu negocio.
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