O Dilema do Inventario
Fazer inventario e essencial. Voce precisa saber se o que o sistema mostra e o que realmente existe no estoque. Mas fechar a loja para contar significa perder vendas, pagar hora extra e ainda ter que lidar com a pressa de terminar logo.
A boa noticia: e possivel manter o controle de estoque atualizado sem fechar as portas. Neste artigo, voce vai aprender como implementar um sistema de inventario continuo que funciona.
Por Que Fazer Inventario
Problemas que o Inventario Revela
- Furtos: Internos ou externos
- Erros de entrada: Mercadoria nao registrada
- Erros de saida: Vendas sem baixa correta
- Avarias: Produtos danificados nao baixados
- Vencimentos: Produtos perdidos nao contabilizados
Impacto no Negocio
Estoque errado causa:
- Vendas perdidas (mostra que tem, mas nao tem)
- Capital parado (mostra que nao tem, mas tem)
- Compras erradas (baseadas em dados falsos)
- Margem incorreta (custo contabil vs real)
Inventario Geral vs Ciclico
Inventario Geral (Tradicional)
Contar tudo de uma vez:
- Vantagem: Visao completa em um momento
- Desvantagem: Precisa parar operacao
- Frequencia: Uma ou duas vezes por ano
Inventario Ciclico (Continuo)
Contar parcelas ao longo do tempo:
- Vantagem: Nao precisa parar
- Desvantagem: Exige disciplina constante
- Frequencia: Diaria/semanal por setor
Recomendacao: Use inventario ciclico no dia a dia e faca um inventario geral uma vez por ano para validar.
Implementando o Inventario Ciclico
Classificacao ABC
Nem todos os produtos merecem a mesma atencao:
- Classe A: 20% dos produtos, 80% do valor. Conte semanalmente.
- Classe B: 30% dos produtos, 15% do valor. Conte quinzenalmente.
- Classe C: 50% dos produtos, 5% do valor. Conte mensalmente.
Calendario de Contagem
Monte um calendario:
- Segunda: Corredor A, produtos classe A
- Terca: Corredor B, produtos classe A
- Quarta: Corredor C, produtos classe A
- Quinta: Produtos classe B do mes
- Sexta: Recontagem de divergencias
Horario de Contagem
Escolha horarios de menor movimento:
- Antes de abrir a loja
- Depois de fechar
- Horario de almoco (se movimento cai)
- Durante reposicao de gondola
Processo de Contagem
Preparacao
- Definir area/produtos a contar
- Imprimir lista de contagem (ou usar coletor)
- Organizar produtos na area (facilita contagem)
- Separar avarias e vencidos
Execucao
- Contar fisicamente cada item
- Registrar quantidade encontrada
- Nao olhar quantidade do sistema antes
- Anotar observacoes (avaria, vencido)
Reconciliacao
- Comparar contagem com sistema
- Identificar divergencias
- Investigar causas (recontar se necessario)
- Ajustar estoque com justificativa
- Registrar para analise posterior
Tecnologia como Aliada
Coletores de Dados
Dispositivos moveis que:
- Leem codigo de barras
- Mostram descricao do produto
- Registram quantidade contada
- Sincronizam com o sistema
Aplicativos no Celular
Alternativa mais economica:
- Usa camera do smartphone
- Conecta via wifi/4G
- Menos robusto, mas funcional
Codigo de Barras nas Prateleiras
Etiquetas de endereco facilitam:
- Localizar o que deve estar ali
- Identificar produtos no lugar errado
- Acelerar a contagem
Lidando com Divergencias
Tolerancia
Defina uma tolerancia aceitavel:
- Por quantidade (ex: +-2 unidades)
- Por valor (ex: +-1% do valor)
Divergencias dentro da tolerancia: ajuste direto. Fora: investigar.
Investigacao de Causas
Quando encontrar divergencia significativa:
- Recontar para confirmar
- Verificar movimentacoes recentes
- Checar notas de entrada pendentes
- Verificar devolucoes nao processadas
- Avaliar possibilidade de furto
Documentacao
Registre cada ajuste com:
- Data e hora
- Produto e quantidade
- Motivo do ajuste
- Responsavel pela contagem
- Aprovador do ajuste
Indicadores de Acuracia
Taxa de Acuracia
Itens corretos / Total de itens contados
Meta: acima de 95%
Valor de Divergencia
Quanto representa em dinheiro as diferencas encontradas
Itens Criticos
Produtos que sempre apresentam divergencia - exigem atencao especial
Integracao com Outros Processos
Compras
Estoque correto gera compras certas:
- Nao comprar o que ja tem
- Nao faltar o que precisa
- Relacione com sua gestao de controle de estoque
Vendas
Estoque correto evita problemas:
- Nao vender o que nao tem
- Nao perder venda do que tem
Financeiro
Estoque e dinheiro parado:
- Ajustes impactam custo da mercadoria
- Afetam fluxo de caixa
- Influenciam resultado contabil
Casos Especiais
Produtos por Peso
Balanca integrada ao sistema:
- Peso padrao por embalagem
- Tolerancia por evaporacao/dessecacao
- Contagem por pesagem total
Grades (Cor/Tamanho)
Lojas de moda:
- Contar por grade completa
- Atencao a pecas em provadores
- Verificar manequins e vitrine
Alto Valor
Produtos caros:
- Contagem mais frequente
- Controle por numero de serie
- Armazenamento seguro
Cultura de Controle
Treinamento
Equipe precisa entender:
- Importancia do controle de estoque
- Como funciona o processo de contagem
- Consequencias de erros
Responsabilizacao
Defina responsaveis por:
- Cada area do deposito
- Cada etapa do processo
- Investigacao de divergencias
Reconhecimento
Valorize quem mantem acuracia alta. Equipe engajada cuida melhor do estoque.
Conclusao
Inventario sem fechar a loja e perfeitamente possivel com o metodo ciclico. Requer disciplina, tecnologia adequada e equipe treinada, mas os beneficios compensam.
Comece classificando seus produtos em ABC, monte um calendario de contagem e implemente aos poucos. Em pouco tempo, voce tera controle de estoque muito mais preciso sem sacrificar um dia sequer de vendas.
Estoque correto e base para todas as outras decisoes do negocio. Invista nesse controle.
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