Por Que Controlar Lotes e Validade
Se voce trabalha com alimentos, medicamentos, cosmeticos ou qualquer produto perecivel, controlar lotes e datas de validade nao e opcional - e obrigatorio e vital para seu negocio.
Neste artigo, vamos mostrar como implementar um controle eficiente que evita perdas, atende a legislacao e garante a segurança do consumidor.
Setores que Exigem Controle de Lote
Obrigatoriedade Legal
- Farmacias e drogarias: Rastreabilidade exigida pela ANVISA
- Alimentos industrializados: RDC da ANVISA
- Cosmeticos e perfumaria: Regulamentacao sanitaria
- Produtos quimicos: Normas de seguranca
- Agropecuaria: Rastreabilidade animal e vegetal
Quando E Recomendado
Mesmo sem obrigatoriedade, considere para:
- Produtos com validade (qualquer setor)
- Itens de alto valor unitario
- Produtos importados
- Itens com garantia estendida
Conceitos Fundamentais
O Que E Lote
Conjunto de produtos fabricados nas mesmas condicoes:
- Mesma data de fabricacao
- Mesma materia-prima
- Mesmo processo produtivo
- Identificado por codigo unico
Rastreabilidade
Capacidade de identificar:
- De onde veio o produto (fornecedor, lote de origem)
- Quando entrou no estoque
- Para quem foi vendido
- Caminho completo do produto
Por Que E Importante
- Recall: Identificar rapidamente produtos com problema
- Perdas: Evitar venda de produtos vencidos
- Fiscalizacao: Atender exigencias legais
- Qualidade: Identificar lotes com defeito
Metodos de Gestao
FIFO - First In, First Out
Primeiro que entra, primeiro que sai:
- Produtos mais antigos sao vendidos primeiro
- Independente da validade
- Mais simples de implementar
FEFO - First Expired, First Out
Primeiro a vencer, primeiro a sair:
- Prioriza produtos com validade mais proxima
- Ideal para alimentos e medicamentos
- Reduz perdas por vencimento
Recomendacao: Para produtos com validade, sempre use FEFO. O sistema deve sugerir automaticamente qual lote vender primeiro.
LIFO - Last In, First Out
Ultimo que entra, primeiro que sai:
- Raramente usado para produtos fisicos
- Mais comum em contabilidade de custos
Cadastro de Lotes no Sistema
Informacoes por Lote
- Numero do lote: Codigo do fabricante
- Data de fabricacao: Quando foi produzido
- Data de validade: Ate quando pode ser consumido
- Fornecedor: De quem comprou
- Nota fiscal de entrada: Documento de compra
- Quantidade: Quantas unidades desse lote
Entrada de Mercadoria
Ao receber produtos:
- Conferir lote e validade na embalagem
- Registrar no sistema
- Verificar se validade e aceitavel (nao muito proxima)
- Posicionar no estoque (FEFO)
Alertas e Controles
Alertas de Vencimento
Configure no sistema:
- Alerta amarelo: 30 dias antes do vencimento
- Alerta vermelho: 7 dias antes
- Bloqueio: Produtos vencidos nao podem ser vendidos
Acoes para Produtos Proximos ao Vencimento
- Promocao para girar mais rapido
- Transferencia para outra loja
- Devolucao ao fornecedor (se previsto em contrato)
- Doacao (com nota fiscal)
- Descarte adequado
Relatorios Essenciais
- Produtos a vencer nos proximos X dias
- Produtos vencidos em estoque
- Historico de perdas por vencimento
- Giro por lote
Operacao no Dia a Dia
Na Venda
O sistema deve:
- Sugerir lote com validade mais proxima (FEFO)
- Permitir selecao manual se necessario
- Bloquear venda de lotes vencidos
- Registrar qual lote foi vendido
No Inventario
Durante a contagem de estoque:
- Conferir quantidade por lote
- Identificar lotes nao localizados
- Verificar validades fisicas vs sistema
- Segregar produtos vencidos
Na Compra
- Definir validade minima aceitavel
- Recusar produtos com validade curta
- Negociar devolucao de produtos nao vendidos
Casos Especiais
Farmacias
Exigencias especificas:
- Rastreabilidade completa (SNGPC)
- Controle de temperatura para alguns medicamentos
- Registro de numero de serie (rastreamento unitario)
- Quarentena para produtos suspeitos
Alimentos Frescos
Validade muito curta:
- Controle diario de vencimentos
- Promocao relampago para itens proximos
- Producao sob demanda quando possivel
- Gestao de perdas estruturada
Cosmeticos
Regulamentacao ANVISA:
- PAO (Period After Opening) - validade apos aberto
- Lote obrigatorio na embalagem
- Rastreabilidade para recall
Recall: Esteja Preparado
O Que E
Recolhimento de produtos com defeito ou contaminacao do mercado.
Como o Sistema Ajuda
Com rastreabilidade, voce consegue:
- Identificar todos os clientes que compraram o lote
- Quantidade ainda em estoque
- Bloquear venda imediatamente
- Comunicar clientes afetados
- Documentar todo o processo
Tecnologia a Favor
Codigo de Barras com Lote
GS1-128 permite codificar:
- Codigo do produto
- Numero do lote
- Data de validade
- Tudo em um unico codigo
Leitores e Coletores
- Leitura rapida na entrada
- Conferencia na venda
- Inventario mais agil
Conclusao
Controlar lotes e validade e mais do que uma obrigacao legal - e uma questao de responsabilidade com o consumidor e com seu proprio negocio. Perdas por vencimento impactam diretamente o lucro.
Com um sistema bem configurado, o controle se torna simples e automatico. O investimento em organizacao se paga rapidamente em reducao de perdas e conformidade regulatoria.
Se voce trabalha com produtos pereciveis e ainda nao tem esse controle, comece hoje. Seus clientes e seu fluxo de caixa agradecerao.
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