Controle de Vasilhames e Retornáveis em Distribuidoras de Bebidas

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O Ativo Esquecido da Distribuidora

Engradados, garrafas retornaveis, botijoes, barris de chopp. Vasilhames sao ativos valiosos que circulam entre sua distribuidora e os clientes. Perder o controle significa perder dinheiro - e muito dinheiro.

Uma distribuidora media pode ter dezenas de milhares de reais em vasilhames circulando. Se voce nao controla, nao sabe quanto tem, quanto perdeu e quem deve o que. Vamos resolver isso.

O Problema do Vasilhame

Por Que e Tao Dificil Controlar

Vasilhames tem caracteristicas que complicam o controle:

• Volume alto: Sao centenas ou milhares de unidades
• Valor unitario baixo: Mas no total e muito dinheiro
• Circulacao constante: Saem e voltam o tempo todo
• Responsabilidade compartilhada: Esta com voce, com cliente, em transito
• Degradacao: Quebram, danificam, somem

O Custo de Nao Controlar

Sem controle, voce enfrenta:

• Perda patrimonial silenciosa
• Clientes acumulando vasilhames sem devolver
• Falta de vasilhame para atender demanda
• Impossibilidade de cobrar responsaveis
• Conflitos com clientes sobre quantidades

Tipos de Vasilhames

Engradados de Cerveja

Os mais comuns. Vem com as garrafas retornaveis e precisam voltar para serem reabastecidos. Controle por unidade.

Garrafas Retornaveis

Garrafas de vidro que voltam vazias. Geralmente controladas junto com o engradado, mas em alguns casos separadamente.

Botijoes de Agua

Galoes de 10 ou 20 litros que circulam entre distribuidora e cliente. Controle rigoroso por unidade.

Barris de Chopp

Alto valor unitario. Cada barril pode custar centenas de reais. Controle obrigatoriamente individual, de preferencia com identificacao unica.

Outros

Caixas plasticas, paletes, cilindros de gas - dependendo do seu mix, pode ter outros itens retornaveis.

Estrutura do Controle

Ficha por Cliente

Cada cliente deve ter um saldo de vasilhames:

• Quantos engradados estao com ele
• Quantas garrafas (se controlado separado)
• Historico de movimentacoes
• Data da ultima conferencia

Movimentacoes

Registre cada movimentacao:

• Saida: Vasilhame entregue ao cliente (cheio)
• Retorno: Vasilhame devolvido pelo cliente (vazio)
• Troca: Deixa cheio, pega vazio (saldo nao muda)
• Perda/Quebra: Vasilhame danificado ou extraviado
• Cobranca: Cliente pagou por vasilhame nao devolvido

Saldo em Transito

Alem do que esta com clientes, controle:

• Vasilhames no estoque (cheios e vazios)
• Vasilhames em transito (no caminhao)
• Vasilhames em reparo ou descarte

Processo de Controle na Pratica

Na Saida do Caminhao

1. Conferir quantidade de vasilhames cheios carregados
2. Anotar no romaneio de entrega
3. Separar vasilhames vazios para recolher (previsao)

Na Entrega ao Cliente

1. Entregar vasilhames cheios
2. Recolher vasilhames vazios
3. Registrar quantidades entregues e recebidas
4. Cliente assina confirmando

No Retorno ao Deposito

1. Conferir vasilhames vazios que voltaram
2. Separar danificados
3. Atualizar estoque
4. Reconciliar com o registrado nas entregas

Periodicamente

• Conferir saldos com clientes
• Cobrar ou negociar vasilhames pendentes
• Inventariar estoque fisico
• Analisar perdas e tomar acoes

Cobranca de Vasilhames

Comodato

Modelo mais comum: voce empresta o vasilhame e cobra se nao devolver. Defina:

• Prazo para devolucao (ex: 7 dias)
• Valor cobrado por vasilhame nao devolvido
• Limite de vasilhames por cliente

Caucao

Cliente paga um valor na primeira compra, que e devolvido quando ele encerra e devolve tudo. Mais seguro, mas dificulta a venda.

Venda do Vasilhame

Voce vende o vasilhame e compra de volta quando devolvido. Contabilmente mais simples, mas muda a relacao.

Cobranca de Perdas

Quando o cliente nao devolve:

1. Comunique formalmente a pendencia
2. De prazo para regularizacao
3. Lance a cobranca na conta dele
4. Condicione novas vendas a regularizacao

Sistema para Controle de Vasilhames

Funcionalidades Necessarias

Um bom sistema para distribuidora deve ter:

• Cadastro de tipos de vasilhame com valores
• Saldo por cliente
• Registro de movimentacoes na venda/entrega
• Relatorio de vasilhames circulando
• Alerta de clientes com saldo alto
• Integracao com financeiro para cobranca

Integracao com Vendas

Na venda de produto retornavel, o sistema deve:

1. Perguntar quantos vasilhames saem
2. Perguntar quantos voltam
3. Calcular a diferenca
4. Atualizar saldo do cliente
5. Gerar cobranca se aplicavel

Aprenda mais sobre controle de estoque em distribuidoras.

Conferencia e Inventario

Conferencia com Clientes

Periodicamente (mensal ou trimestral), confirme os saldos:

1. Gere relatorio de saldo por cliente
2. Envie ou ligue confirmando
3. Ajuste diferencas encontradas
4. Documente a conferencia

Inventario no Deposito

Conte fisicamente o que esta no deposito:

• Vasilhames cheios (por produto)
• Vasilhames vazios em bom estado
• Vasilhames danificados

Compare com o saldo do sistema e investigue diferencas.

Reconciliacao Geral

A soma deve fechar:

Estoque deposito + Estoque clientes + Em transito = Total de vasilhames

Se nao fechar, tem perda nao registrada em algum lugar.

Reducao de Perdas

Identifique as Causas

Perdas podem vir de:

• Clientes que nao devolvem
• Quebras no transporte
• Furtos (interno ou externo)
• Erros de registro
• Desvios de rota

Acoes Preventivas

• Treinamento de motoristas no manuseio
• Regras claras com clientes desde o inicio
• Conferencia rigorosa na saida e retorno
• Limite de saldo por cliente
• Cobranca efetiva de perdas

Acoes Corretivas

• Investigar clientes com muita perda
• Revisar rotas com indice alto de extravio
• Descontar de funcionarios em casos comprovados
• Suspender credito de maus pagadores de vasilhame

Aspectos Fiscais e Contabeis

Vasilhame e Ativo

Contabilmente, vasilhames sao ativos da empresa. Devem estar registrados e depreciados conforme regras contabeis.

Notas Fiscais

Movimentacao de vasilhames pode exigir nota fiscal, dependendo do modelo (comodato, venda, etc.). Consulte seu contador.

Baixa de Perdas

Vasilhames perdidos ou quebrados devem ser baixados do ativo. Mantenha documentacao das perdas.

Conclusao: Vasilhame e Dinheiro

Cada engradado, cada garrafa, cada barril que some e dinheiro perdido. Em distribuidora de bebidas, vasilhames podem representar um patrimonio consideravel que, se nao controlado, escorre silenciosamente.

Implemente controles, use sistema adequado, faca conferencias regulares. O esforco se paga em reducao de perdas e melhor relacionamento com clientes.

Distribuidora que controla vasilhame controla seu patrimonio. A que ignora, esta financiando a desorganizacao dos clientes com seu proprio bolso.