Onde Esta Indo Seu Dinheiro? Controle de Despesas
Receita alta nao significa lucro. Muitas empresas faturam bem mas nao sabem para onde vai o dinheiro. Quando olham, ja foi - em despesas que pareciam pequenas mas somadas representam uma fortuna. Controlar despesas e tao importante quanto vender.
Despesa vs Custo: A Diferenca
Antes de controlar, vamos alinhar os conceitos:
Custo
Gasto diretamente ligado ao produto ou servico vendido:
- Custo da mercadoria comprada
- Materia-prima
- Mao de obra direta
Despesa
Gasto para manter a empresa funcionando, nao ligado diretamente ao produto:
- Aluguel
- Energia eletrica
- Salarios administrativos
- Marketing
- Material de escritorio
Essa distincao e importante para analises gerenciais e contabeis.
Categorias de Despesas
Organize suas despesas em categorias para facilitar analise:
Despesas com Pessoal
- Salarios e encargos
- Beneficios (VT, VR, plano de saude)
- Treinamentos
Despesas Administrativas
- Aluguel
- Condominio
- Energia, agua, telefone
- Internet
- Material de escritorio
- Limpeza
Despesas Comerciais
- Comissoes
- Marketing e propaganda
- Feiras e eventos
Despesas Financeiras
- Juros de emprestimos
- Taxas bancarias
- Taxas de cartao
Despesas com Tecnologia
- Sistema de gestao
- Manutencao de equipamentos
- Softwares e licencas
Dica: Crie categorias que faz sentido para seu negocio. O importante e que toda despesa tenha uma categoria e voce consiga analisar.
Registrando Despesas
Toda despesa deve ser registrada no sistema:
No Momento que Ocorre
Nao deixe para registrar depois. Quanto mais demora, mais esquece e mais erro.
Com Categoria Correta
Cada despesa em sua categoria. Nao use "Outros" para tudo.
Com Comprovante
Guarde nota fiscal, recibo, comprovante. Tanto para controle quanto para contabilidade.
Vinculada ao Centro de Custo
Se tem multiplas lojas ou departamentos, vincule a despesa ao responsavel.
Contas a Pagar Organizado
O contas a pagar e onde as despesas recorrentes moram:
Cadastro de Fornecedores
Cada fornecedor de servico ou produto cadastrado: aluguel e do locador, energia e da concessionaria, etc.
Lancamentos Recorrentes
Despesas fixas mensais podem ser lancadas automaticamente: aluguel todo dia 5, energia todo dia 10.
Vencimentos Controlados
Pagar em dia evita multa e juros - que sao despesas desnecessarias.
Orcamento de Despesas
Planeje quanto pretende gastar:
Orcamento Anual
No inicio do ano, projete as despesas de cada categoria para cada mes. Considere reajustes (aluguel, salarios).
Orcado vs Realizado
Compare mensalmente o que planejou com o que gastou. Desvios grandes precisam de explicacao e acao.
Alertas de Estouro
Configure alerta quando a despesa de uma categoria ultrapassar o orcado.
Analise de Despesas
Nao basta registrar - precisa analisar:
Participacao no Faturamento
Despesas representam quanto % do faturamento? Se fatura R$ 100.000 e gasta R$ 30.000 em despesas, sao 30%.
Evolucao Mensal
Despesas estao aumentando? Diminuindo? Por que?
Comparativo Anual
Compare com o mesmo periodo do ano anterior. Ajuda a identificar crescimento ou reducao real.
Por Categoria
Qual categoria pesa mais? Onde faz sentido cortar?
Despesas Fixas vs Variaveis
Essa classificacao ajuda no planejamento:
Despesas Fixas
Existem independente do faturamento:
- Aluguel
- Salarios fixos
- Sistema
Sao mais dificeis de cortar no curto prazo mas dao previsibilidade.
Despesas Variaveis
Mudam conforme a atividade:
- Comissoes
- Embalagens
- Frete
Se vende mais, gasta mais. Se vende menos, gasta menos.
Equilibrio
Estrutura muito fixa dificulta ajuste em crises. Estrutura muito variavel pode ser mais cara no longo prazo.
Cortando Despesas
Quando precisa reduzir gastos:
Renegocie Contratos
Aluguel, planos de telefone, contratos de manutencao - tudo e negociavel. Peça desconto ou melhores condicoes.
Revise Assinaturas
Softwares, servicos, clubes - esta usando tudo que paga? Cancele o que nao usa.
Eficiencia Operacional
Reducao de desperdicio de energia, materiais, tempo. Pequenas economias somam.
Compras Planejadas
Comprar de ultima hora geralmente custa mais. Planeje compras com antecedencia.
Terceirizacao
As vezes terceirizar e mais barato que manter interno (contabilidade, TI, limpeza).
Cuidado ao Cortar
Nao corte o que vai prejudicar vendas ou qualidade. Cortar marketing na crise pode piorar as vendas. Cortar manutencao pode gerar custo maior depois.
Despesas e DRE
No DRE, as despesas aparecem assim:
- Receita Liquida
- (-) Custo das Mercadorias
- (=) Lucro Bruto
- (-) Despesas Operacionais
- (=) Lucro Operacional
As despesas operacionais sao tudo que sai entre o lucro bruto e o operacional. Se estao muito altas, corroem a margem.
Despesas e Fluxo de Caixa
Despesas impactam diretamente o caixa:
Previsibilidade
Despesas fixas sao previsiveis - voce sabe quando e quanto vai pagar.
Sazonalidade
Algumas despesas sao sazonais (13o salario, ferias, IPTU parcelado). Projete no planejamento sazonal.
Descasamento
Se as despesas vencem antes de receber das vendas, o caixa aperta. Negocie prazos.
Aprovacao de Despesas
Para despesas nao recorrentes, tenha processo de aprovacao:
Alcadas
Defina quem pode aprovar o que:
- Ate R$ 500: gerente de loja
- R$ 500 a R$ 2.000: gerente geral
- Acima de R$ 2.000: diretor/dono
Justificativa
Toda despesa fora do orcamento precisa de justificativa. Por que e necessario? Qual o beneficio?
Registro
Mantenha historico de quem solicitou, quem aprovou, quando.
Relatorios de Despesas
Acompanhe regularmente:
- Despesas por categoria: Quanto gasta em cada tipo
- Despesas por periodo: Evolucao mensal
- Orcado x Realizado: Comparativo com o planejado
- Despesas por centro de custo: Se tem multiplas unidades
- Maiores despesas: Ranking das que mais pesam
Despesas Ocultas
Atencao a despesas que passam despercebidas:
Desperdicio
Energia ligada atoa, material jogado fora, produtos vencidos.
Retrabalho
Fazer de novo custa. Qualidade na primeira vez evita despesa de correcao.
Juros e Multas
Pagar conta atrasada e jogar dinheiro fora.
Taxas Bancarias
Aquelas pequenas taxas que parecem nada mas somadas...
Turnover
Trocar funcionario frequentemente custa caro (rescisao, selecao, treinamento).
Tecnologia para Controlar
O sistema de gestao ajuda no controle:
- Lancamento facil: Registrar despesas de forma simples
- Categorizacao: Classificar automaticamente despesas recorrentes
- Integracao: Puxar despesas de extratos bancarios
- Alertas: Avisar sobre vencimentos e estouros de orcamento
- Relatorios: Gerar analises automaticamente
Conclusao
Despesas descontroladas sao vazamento de lucro. Cada real economizado em despesa desnecessaria e real a mais no resultado.
Registre todas as despesas no sistema. Categorize corretamente. Orcamentos e compare com o realizado. Analise regularmente onde esta gastando. Corte o desnecessario mas mantenha o que gera valor.
Controle de despesas nao e sobre cortar tudo - e sobre gastar bem, no que traz retorno para o negocio.
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